Firma electrónica: lo que debes saber para perderle el miedo

Durante el último año, la vida ha dado un giro de 180° para todos nosotros y sin duda, todos los sectores tenemos que adaptarnos a la “nueva normalidad”, adoptando e implementando procesos digitales que nos permitan continuar con nuestros modelos de negocio pero a la vez, nos brinden seguridad tanto en aspectos legales como sanitarios.

Por esa razón, es que ha tomado fuerza la Firma Electrónica en varios sectores, incluido el sector del arrendamiento inmobiliario. Comencemos a entender un poco más sobre la firma electrónica y por qué es segura y confiable.

¿Qué es una Firma Electrónica?

La Firma Electrónica (“ES” por sus siglas en inglés), se define como “Datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos o asociados lógicamente con un mensaje de datos, a través de cualquier tecnología, que puede utilizarse para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos y para indicar la aprobación por parte del firmante de la información contenida en el mensaje de datos y que produce los mismos efectos legales que la firma manuscrita, siendo por tanto aceptable como prueba en los tribunales ”.

En otras palabras, la firma electrónica es un término que en general representa el tipo de autenticación que sustituye a la firma autógrafa, es decir, aquella manuscrita en papel: de hecho, es la forma más simple de autenticar un documento, ya que utiliza medios informáticos para completar una solicitación de consentimiento.

¿Qué tipos de Firma Electrónica existen?

Existe un amplio conjunto de autenticaciones electrónicas involucradas en el mismo grupo de las firmas electrónicas, como lo son:

● Certificados digitales.

● Firmas digitalizadas (en papel).

● Reconocimiento de IP.

● Biometría.

● Token.

● Autenticación con log-in y contraseña (por ejemplo, para internet banking).

● Autenticación social (con redes sociales, como LinkedIn).

● Otras.

¿Cómo saber si una Firma Electrónica es confiable?

Una Firma Electrónica Avanzada o Confiable son firmas electrónicas que son capaces de cumplir con los siguientes requisitos:

● Los datos de creación de la firma están, dentro del contexto en el que se utilizan, vinculados exclusivamente al signatario

● Los datos de creación de la firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del firmante y de ninguna otra persona

● Cualquier alteración de la firma electrónica, realizada después del momento de la firma, sea detectable

● En cuanto a la integridad de la información del mensaje de datos al que se refiere, cualquier alteración hecha a esa información después del momento de la firma es detectable.

¿Cuál es la diferencia entre una firma electrónica, digital y digitalizada?

Es fácil confundirse al hablar de estos tres términos, sin embargo aquí te explicamos la diferencia.

● Firma electrónica: Es la representación de una firma autógrafa, es decir la imagen gráfica de tu firma, pero sustituida con un nuevo conjunto de evidencias electrónicas: la fecha y hora de la firma, el correo y la dirección IP del firmante, entre otros datos.

● Firma digital: Es uno de los modelos de autenticación que una firma electrónica puede utilizar, además de representar al firmante y registrar evidencias de su consentimiento, esta firma utiliza un certificado digital único que contiene claves de criptografía asimétrica, pues sin ellas no se puede firmar un documento. Para decodificar el mensaje encriptado se generan dos claves: una pública y una privada.

● Firma digitalizada: Es la imagen de una firma autógrafa que se transfiere al medio digital con el uso de un escáner.

¿La Firma Electrónica tiene validez y legalidad en México?

La respuesta es: Si.

Según la ley mexicana, no se requiere necesariamente una firma escrita para un contrato válido; los contratos son generalmente válidos si las partes legalmente competentes llegan a un acuerdo, ya sea verbalmente, electrónicamente o en un documento físico en papel (Sección 1803 del Código Civil Mexicano).

Para probar un contrato válido, las partes a veces tienen que presentar pruebas en el tribunal. Las principales soluciones de gestión de transacciones digitales pueden proporcionar registros electrónicos que son admisibles como evidencia bajo la Sección 89, 1205 y 1298-A del Código de Comercio y 210-A del Código Federal de Procedimientos Civiles, para respaldar la existencia, autenticidad y aceptación válida de un contrato.

La Ley de Firma Electrónica Avanzada —con fecha 11 de enero de 2012— establece características y mecanismos tecnológicos para la adopción de esta tecnología. El artículo 7 afirma que:

"La firma electrónica avanzada podrá ser utilizada en documentos electrónicos y, en su caso, en mensajes de datos. Los documentos electrónicos y los mensajes de datos que cuenten con firma electrónica avanzada producirán los mismos efectos que los presentados con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a estos".

¿En qué casos puede usarse la firma electrónica estándar?

Los casos de uso en los que una firma electrónica estándar (SES por sus siglas en inglés), es apropiada son:

● Contratos comerciales y civiles celebrados por y entre individuos, incluidos contratos de arrendamiento, contratos de servicios profesionales, contratos de distribución, órdenes de compra y otros documentos relacionados con adquisiciones y contratos de venta (siempre que no se requiera certificación notarial).

● Contratos hipotecarios o avalistas. En general, acuerdos que deben otorgarse ante Notario Público (es decir, venta de propiedad inmobiliaria). Nuevamente, el Código Civil no prohíbe el uso de firmas electrónicas, pero no es una práctica estándar para que los Notarios Públicos concluyan tales transacciones a través de medios electrónicos.

En Rentas.com hemos adoptado la firma electrónica para mejorar la experiencia de arrendamiento, simplificar el proceso y brindar seguridad a nuestros clientes al implementar tecnología para validar las firmas, cumpliendo con el marco legal y además, contribuyendo a la ecología de nuestro planeta al reducir el papel pues al no manejar contratos impresos, a mediano y largo plazo no generamos desechos.